Kuruluşunuzda doküman hiyerarşisi veya doküman sıralaması yaklaşımı var mı?

Prof. Dr. Diler Aslan

Dijital çağda web sitenizi düzenlerken sistematik olmak çok önemli.

Web siteniz “Kullanıcı Dostu mu?” diye sorgulanır.

Bunun anlamı, web sitenize erişen müşterinizin veya yararlanıcının aradığını kolay bulması ve içeriğinden yararlanabilmesidir.

Hiyerarşi veya sıralama web sitesinde önemlidir. Aslında her alanda hep önemliydi. Dijital çağda kaçınılmaz oldu.

Hiyerarşi veya sıralamada temel mantıksal yaklaşımlardan bazıları şunlardır:

1. Alfabetik sıralama
2. Anlamsal sıralama
3. Kronolojik sıralama

Alfabetik sıralama yoksa “kullanıcı dostu olma” açısından web sitesi olgunluk puanınıza eksi puan yazılır.

Anlamsal veya mantıksal sıralama içeriklere dayalıdır. Ör. iş kuracaksınız. İlk eyleminiz ne olmalı? Hangi yasal mevzuata uymalıyım? Sorusuna yanıt bulmalısınız. Normlar hiyerarşisine göre hareket etmelisiniz.

Şekil 1. Normlar ve hiyerarşisi (2017 Anayasası ve eskiler)

İşinizle ilgili tüm yasal mevzuat kapsamındaki normları bilmenizde yarar var. Mevzuatın yayınlandığı web sitesine girdiğinizde çoğunlukla Şekil 1’de gözlendiği gibi norm hiyerarşisine göre sıralama olur. Ancak üst normdan başlayıp en alt ilişkili norma kadar bir düzene çoğunlukla rastlanmaz. Ör. Hiyerarşiye göre kanun, kanunun tüzüğü, kanunun yönetmeliği veya yönetmeliklerini ilişkilendiren bir sisteme veya haritalamaya rastlanamıyor.

Kuruluşunuzda durum nasıl?

Şekil 2. Kurumsal doküman hiyerarşisi (Tıbbi laboratuvar Yönetimi Örneği).

Web sitenizde çoğunlukla Şekil 2 örneğindeki dokümanlarınız vardır.  Doküman haritalaması yapabilirsiniz. Bu haritada dokümanlar üstten alta kadar ilişkilendirilebilir. Tek tık ile tek dokümana erişilebilecek bir sistem oluşturulabilir.

Hem web sitenize erişen kolayca bulur hem de siz dokümanda değişiklik yapacağınız zaman tek dokümanı değiştirirsiniz.

Kronolojik sıralama da çok önemli. Bu konuda da politikanızı net belirlemelisiniz. İnternet tarama motorlarında aynı dokümanın farklı sürümlerine erişilebiliyor. Hangi dokümanın aktif olduğunu anlaşılamıyorsa “kullanıcı dostu olma” puanı düşer.

“Dijital dönüşüm” ifadesi çok yaygın kullanılıyor. Ancak başarılı olunması çok sayıda ve çeşitte faktörle ilişkili. Dokümanların paylaşılması politikası bu faktörlerden başlıcalarından…

Doküman hiyerarşisinin sağlanması ve bu konuda kullanıcı dostu puanları önemli…

Sistematik yaklaşım işin odağında…

Sağlıklı, Sevgi ve Saygıyla dolu yaşam dileklerimle…

Yazarın bu alanla ilgili çalışmaları: SSK hastanesinde klinik laboratuvar yöneticiliği, Üniversitede yöneticilik, başkanlık, müdürlükler, PAÜ Kalite Yönetimi ve Veri Değerlendirme (KAVDEM) Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü. TÜRKAK ISO 15189 Denetçiliği. Yükseköğretim Dış Değerlendiriciliği.

Ayrıntıya “Süreç Temelli Yönetim. Dijital Dönüşüme Hazır mısınız?” Kitabından erişilebilir. Nobel Akademik Yayıncılık. Ankara.

17.02.2025